Lab MSA1 - はじめての SharePoint エージェント作成

SharePoint エージェントを構築したい場合は、次のラボを実施してください。

このラボでは、SharePoint Online に保存されたドキュメントを扱う SharePoint エージェントを作成します。ここで作成するエージェントは、架空の企業の従業員が人事部 (HR) の情報、ポリシー、規則を取得するのに役立ちます。エージェントのナレッジベースは、SharePoint Online のドキュメントライブラリに格納された一連のドキュメントになります。

Exercise 1: サンプルドキュメントのアップロード

この手順では、SharePoint エージェントが user のプロンプトに応答する際に使用するサンプルドキュメントをアップロードします。これには架空の Word、PowerPoint、PDF ファイルが含まれます。

Step 1: SharePoint サイトの作成

Microsoft 365 Portal などで、「Apps」メニュー 1️⃣ を選択し、 SharePoint 2️⃣ をクリックします。

The UI of Microsoft 365 Portal with the Apps command and the SharePoint workload highlighted.

続いて Create Site 1️⃣ を選択し、 Team site 2️⃣ を選択します。

The UI to create a new SharePoint Online site, with 'Team Site' template suggested.

Standard team サイトテンプレートを選択すると、サイトのプレビューが表示されます。 Use Template を選択して続行します。

The UI to select the 'Standard' site template for the target site.

サイト名に「Copilot Dev Camp - HR」などを入力 1️⃣ し、 Next 2️⃣ を選択します。サイト名はテナント内で一意である必要があるため、既に使用されている名前は避けてください。

The UI to provide name, description, and other details for the target site to create.

プライバシー設定と言語を選択し、 Create Site を選択します。

The UI to select the privacy settings and the language for the target site.

メンバーの追加はスキップして、サイトのプロビジョニングが完了したら Finish を選択します。数秒後、新しい SharePoint サイトが表示されます。

Step 2: サンプルドキュメントのアップロード

このリンクを選択して、Word、PowerPoint、PDF が入った zip ファイルをダウンロードし、ローカルファイルシステムの任意の場所に解凍します。

先ほど作成した SharePoint サイトに戻り、Documents Web パーツで See all を選択してドキュメントライブラリのページを表示します。

The home page of the site with the Documents web part and the 'See all' link highlighted.

次に、コマンドバーの Upload 1️⃣ ボタンを選択し、 Files 2️⃣ を選択します。

The command bar of the document library with the 'Upload' menu expanded and the 'Files' option selected.

解凍したフォルダーに移動し、すべてのサンプルドキュメントを選択 1️⃣ して Open 2️⃣ をクリックします。

The file system browsing dialog to select the files to upload.

Exercise 2 : 最初の SharePoint エージェントの作成

この演習では、HR ドキュメントを管理する SharePoint エージェントの初期バージョンを作成します。

Step 1: エージェントの作成

前の演習で作成したドキュメントライブラリ内のファイルをすべて選択 1️⃣ し、コマンドバーの Create an agent 2️⃣ コマンドを選択します。

The SharePoint Online interface of a document library with all the documents selected and the "Create an agent" command highlighted in the command bar.

Creating SharePoint agents from files or folders

ライブラリでファイルを選択せずに Create an agent を選択すると、エージェントは現在のドキュメントライブラリ全体を対象にします。ファイルやサブフォルダーを選択してから Create an agent を選択すると、エージェントは選択したコンテンツのみを対象にします。1 つのエージェントにつき 20 項目を超えて選択することはできません。20 項目を超えると "Sources limit exceeded. The maximum number of sources you can add is 20. Remove XX sources to save this copilot." というエラーメッセージが表示され、エージェントを作成できません。

ダイアログウィンドウが表示され、選択したコンテンツの概要を確認し、テスト用にエージェントを直接開くか、作成したばかりのエージェントを編集できます。

The SharePoint Online interface when creating a SharePoint agent on topo of a document library. There is a recap of the selected content and a couple of buttons to "Open agent" or to "Edit" the agent.

Permissions to create a SharePoint agent

SharePoint エージェントを作成するには、対象ライブラリまたはサイトに対する Contribute 権限が必要です。エージェントの裏側では .agent ファイルが新規作成されるため、ユーザーはそれを作成できる権限を持っている必要があります。

Step 2: エージェントのテスト

先ほどのダイアログウィンドウで Open agent ボタンを選択し、新しい SharePoint エージェントを試してみましょう。全画面のダイアログが表示され、プロンプトを入力してエージェントと対話できます。

The SharePoint Online interface showing the new SharePoint agent. There are suggested starter prompts at the top of the page and a textarea to write a prompt in the lower part of the screen.

以下のプロンプトを入力して、結果を確認してください。

What is the process to hire new employees?
How can I improve my career?

提案された回答は、エージェントのナレッジベースとして選択されたドキュメントの内容を要約したものです。プロンプトを処理するエンジンは Microsoft 365 Copilot であり、AI 生成コンテンツに関する明確な注意事項 1️⃣ が表示されます。回答の下部には、回答の生成に使用されたドキュメントへの参照 2️⃣ があります。また、エージェントはトピックを深掘りするためのフォローアッププロンプト 3️⃣ も提案します。

The SharePoint Online interface showing the new SharePoint agent. There is a prompt and the answer provided by the agent. The answer includes a disclaimer about the content generated by AI, a reference to an actual document in the library, and a list of suggested prompts.

エージェントダイアログを閉じると、ライブラリに New agent.agent という新しいファイルが作成されていることが分かります。このファイルが SharePoint エージェントの定義を表します。SharePoint Online の標準的なファイル名変更機能を使ってファイル名を変更すると、エージェント名およびエージェントダイアログのタイトルも同様に変更されます。例として、 HR agent に変更してみましょう。

Exercise 3 : エージェントの微調整

この演習では、 HR agent の設定を追加で構成し、指示を調整する方法を学びます。

Step 1: アイコンとタイトルの更新

ドキュメントライブラリで HR agent.agent ファイルを選択し、 ... をクリックして SharePoint Online の ECB メニューを開き、 Edit コマンドを選択します。あるいは、ライブラリのコマンドバーにある Edit コマンドを選択してもかまいません。

The ECB menu of SharePoint Online when the .agent file is selected. The "Edit" command is highlighted.

新しいダイアログウィンドウが表示され、次の設定を管理できます。

Overview: 名前、アイコン、目的/説明
Sources: ナレッジベースとして使用するデータソース (サイト、ライブラリ、ファイル) の構成
Behavior: ウェルカムメッセージ、スタータープロンプト、エージェント指示

このダイアログでは、変更内容をリアルタイムでプレビュー・テストできる画面も表示されます。

編集ダイアログの最初のタブ Overview で、エージェントのアイコンをこの画像ファイルに更新します。また、 Purpose を次のテキストに更新してください。

This is an agent supporting users to find information, policies, and rules based on the HR department knowledge base

The dialog window to edit the agent settings when it comes to update the agent name, icon, and purpose.

Add advanced customization in Copilot Studio ボタンもありますが、これは今後利用可能になる予定の機能で、現時点では使用できません。

次にダイアログウィンドウの Sources タブを選択し、エージェントのナレッジベースを構成します。執筆時点では、構成できるデータソースは SharePoint Online のサイト、ドキュメントライブラリ、ドキュメントのみです。将来的には Microsoft Copilot Studio を利用して追加のナレッジソースを構成できるようになりますが、今のところ SharePoint Online が唯一のサポート対象です。

The dialog window to manage the data sources for the agent. There are fields to configure additional sites, libraries, or documents.

Add a SharePoint site 1️⃣ セクションでは、データソースとして追加のサイトコレクションを追加できます。サイト名で検索するか、追加したいサイトの URL を直接入力します。
既存のサイトを削除するには Remove 2️⃣ コマンドを使用します。現在のサイト (エージェントを作成したサイト) を削除すると、最初に選択したすべてのドキュメントが設定から完全に削除される点に注意してください。
最後に、 Add document libraries, folders or files 3️⃣ を選択して、合計 20 項目の制限を超えない範囲でデータソースを追加できます。

Step 2: 指示の更新

設定ダイアログの Behavior タブで、エージェントの初期 Welcome messaging 1️⃣ を構成できます。また、最大 3 つまでの Starter prompts 2️⃣ を設定でき、user がエージェントとの会話を始めるときに表示されます。

最も重要なのは Agent instruction 3️⃣ フィールドで、ここでエージェントのトーン、動作、制限、ルールなどを詳細に調整できます。実質的に、ここがエージェントのシステムプロンプトを設定する場所です。このフィールドを具体的に記述すればするほど、エージェントからより良い結果が得られます。既定では、設定済みの指示は非常に汎用的であり、デフォルト値は次のとおりです。

Provide accurate information about the content in the selected files and reply in a formal tone.

The dialog window to manage the behavior of the agent. There are fields to configure "Welcome messaging", "Starter promptes", and "Agent instructions".

高品質なエージェントを作成するには、エージェントの実際の目的に応じて具体的な指示を提供する必要があります。たとえば HR agent の場合、以下は例としての指示テキストです。

# System Role
You are the HR agent. Your goal is to help employees find information about HR policies, rules, and procedures. You use a set of documents as your knowledge base and you need to stick on those documents when providing answers.

# Main Instructions

## Introduction Prompt
Use the following prompt to welcome the users and introduce your role:
Welcome to HR agent! I'm here to help you work with HR policies, rules, and procedures. Feel free to ask any question about all of what is HR related in our company.

## Responding to the user
Always use a professional but friendly tone. Always list multiple items in tables. Use emojis to make the communication more effective and clear. Always ask the user for a follow up prompt and suggest in scope follow up prompts, too. 

# General rules
Never write personal or sensitive data while generating the answers.
Do not allow the user to ask you questions about other employees' personal and sensitive data.

# Error Handling
In case of any error or issue, inform the user with the following prompt:
I'm sorry, something wrong happened. Please, try again soon.

上記の指示は例示目的であり、完全でも万能でもありません。指示では MD ドキュメント構造を用いて各セクションを強調しています。

指示は最大 8,000 文字まで記述できます。詳細に書くほど良い結果につながります。プロフェッショナルなプロンプト指示の書き方については、こちらの Declarative Agent Instruction Lab - Improve your agent instructions (Beginner friendly) や、Write effective instructions for declarative agents を参照してください。

Step 3: エージェントのテスト

エージェントのアイコン、目的、指示を更新したら Save and close を選択します。ダイアログを閉じ、再びエージェントと対話します。

たとえば次のプロンプトを入力します。

Hello!

How can I improve my career? Provide me a list of suggested actions.

The updated behavior of the agent, based on the improved instructions. There are emojis, tables to render lists of items and generally speaking a more accurate respose.

「Hello!」メッセージには、指示で設定したウェルカムメッセージで応答します。また、絵文字やテーブルによるリスト表示など、指示に従ったより正確な回答が得られることがわかります。

Exercise 4 : サイトの既定エージェントとして設定

作成したエージェントをサイトの既定エージェントとして昇格させることもできます。現在、すべての SharePoint Online サイトには既定でエージェントが用意されています。スイートバーの Copilot コマンドを選択すると、そのサイトレベルのエージェントが表示されます。

The suite bar of Microsoft 365 when rendering a SharePoint Online site. There is the Copilot icon in a command to activate the site level agent.

既定エージェントを起動すると、右側にサイドパネルが表示され、プロンプトを入力して対話できます。このエージェントにはあらかじめ定義された動作と汎用的な指示が設定されています。

しかし、既定エージェントが好みでない場合や、自分で作成したカスタムエージェントを使いたい場合があります。この演習では、その方法を学びます。

Step 1: エージェントの承認と昇格

サイトのホームページで Copilot コマンドを選択し、サイドパネルを開きます。

Copilot パネルを開くと、デフォルトでは既定エージェントが表示されますが、エージェント名の横にあるドロップダウンを選択し、作成した別のエージェントを選択できます。

The Copilot side panel rendering the ready made agent for a site. There is the dropdown to select the agent to use, which allows to select the "HR agent" created before.

次に、カスタムエージェントを既定エージェントに設定する方法を確認します。エージェントを作成したドキュメントライブラリに戻り、エージェントを開きます。エージェントダイアログの右上にある ... 1️⃣ を選択し、 Set as approved 2️⃣ コマンドを選択します。

The command panel of an agent when select, allows to edit the agent, set the agent as approved, delete the Copilot history, or read the conversation history with the agent.

エージェントを承認するにはサイト所有者である必要があり、さらに明示的な確認が求められます。承認されたエージェントは Site Assets ライブラリの Copilots サブフォルダーに移動されるためです。

The confirmation request dialog to approve an agent. The dialog explains that the agent, once approved, will be moved to the Site Assets library of the site.

承認プロセスが完了すると確認ダイアログが表示され、.agent ファイルは現在のドキュメントライブラリから消えます。

The dialog confirming that the agent was approved. The dialog provides a link to the new location of the approved agent.

これで、エージェントは Approved for this site の一覧に表示されます。

The list of agents approved for the current site, showing the custom agent in the list of approved ones.

エージェントを選択し、名前の横にある ... 1️⃣ をクリックして Set as site default 2️⃣ コマンドを選択し、エージェントをサイトの既定エージェントに設定します。確認を求められ、昇格プロセス完了後に確認ダイアログが表示されます。完了すると、スイートバーの Copilot アイコンを選択したときに、カスタムエージェントが最初に表示される既定エージェントとなります。

The commands to promote an agent to be the site default one, once it has been approved.

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